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Política de inscripción y asistencia a eventos

Política de inscripción y asistencia a eventos

La Bleeding Disorders Foundation of North Carolina (BDFNC) se dedica a apoyar a la comunidad de trastornos hemorrágicos a través de una variedad de programas y servicios. Con la excepción de los eventos de recaudación de fondos, todos los eventos y actividades de la BDFNC son gratuitos para sus miembros. La demanda de estos eventos ha aumentado a lo largo de los años, al igual que sus costes de producción.

Con el apoyo de sus patrocinadores y colaboradores, BDFNC sufraga el coste, a menudo importante, de cada evento. BDFNC debe proporcionar un recuento exacto de la asistencia a los lugares donde se celebran los eventos para la comida, la bebida y el alojamiento. La mayoría de los costes se cobran por persona y deben pagarse por adelantado. BDFNC no puede recuperar ninguna cantidad ya pagada por las personas que se inscriben pero no asisten.

Para ayudar a garantizar que sus recursos se utilicen de manera eficiente y eficaz, y para maximizar las oportunidades ofrecidas a nuestros miembros, BDFNC ha establecido esta Política de Inscripción y Asistencia a Eventos.

Anulaciones y ausencias

No-Show - Un "no-show" se define como cualquier persona (individuo o familia) que se ha registrado para un evento y no asiste sin proporcionar notificación previa a BDFNC.

Avisode cancelación - BDFNC requiere que todas las personas que se han registrado para un evento proporcionen a BDFNC con la mayor antelación posible cuando no van a poder asistir, o cuando deben cambiar el número de personas registradas en su grupo. Para los eventos "virtuales", BDFNC solicita, pero no exige, la cortesía de la notificación de cancelación.

Consecuencias de no presentarse - A los que no se presenten se les puede pedir que paguen un depósito y/o que reciban una menor prioridad al inscribirse en futuros eventos; a los reincidentes se les puede prohibir la asistencia a futuros eventos. Debido a los fondos limitados, al evaluar las solicitudes de ayuda financiera, BDFNC se reserva el derecho de tener en cuenta si un solicitante ha sido un "no show" como se define anteriormente.

Directrices sobre el depósito - BDFNC exigirá un depósito de 25 dólares para acompañar cualquier inscripción futura si un miembro no se ha presentado a dos eventos en un período de 12 meses. El depósito se devolverá en su totalidad en el evento. Después de un período de 12 meses sin que el miembro no se presente, el depósito ya no será requerido.

Directrices para el alojamiento (hotel)

Hay ciertos eventos educativos del BDFNC que pueden incluir asistencia para el alojamiento (hotel). Esta ayuda estará disponible para los miembros que vivan a más de 30 millas del lugar del evento, y consistirá en una habitación por familia para la duración del evento. (La restricción de 30 millas puede no aplicarse a los retiros y eventos similares.) Las familias pueden solicitar habitaciones y/o noches adicionales a su cargo (pueden seguir aplicándose las tarifas de grupo). No se proporcionarán habitaciones a personas menores de 21 años a menos que estén acompañadas por un adulto de 21 años o más. BDFNC se reserva el derecho de hacer excepciones a estas directrices de alojamiento en función de cada caso.

Consecuencias de no presentarse - Si un miembro no se ha presentado a un evento en el que BDFNC ha proporcionado una habitación a su nombre en los últimos dos años, BDFNC requerirá que el miembro utilice su tarjeta de crédito para hacer su reserva de hotel. Este requisito se eliminará dos años después de la última inasistencia.

Directrices para la gestión del registro

Notificación de la recepción de la solicitud: BDFNC notificará al solicitante el estado de su solicitud de manera oportuna después de recibir su información de registro.

Lista de espera: Un inscrito puede ser colocado en una lista de espera por varias razones. Si hay espacio disponible después de que se haya cerrado la inscripción, BDFNC ofrecerá espacios, en orden de prioridad, a los que estén en la lista de espera. Aquellos para los que no haya plazas disponibles serán igualmente notificados.

Laprioridad de la inscripción se determinará por:

  • Público objetivo del evento. Algunos eventos, incluidos los virtuales, tienen criterios específicos de asistencia. Por ejemplo, puede haber un evento diseñado para familias con niños de doce años o menos que tengan un trastorno hemorrágico. Cuando exista tal criterio, se dará prioridad a los miembros de la BDFNC que cumplan el criterio especificado. Si los inscritos no cumplen los criterios para el evento, se pondrán en la lista de espera.
  • Historial de inasistencia. Los inscritos que no se hayan presentado a ningún evento del BDFNC en los 12 meses anteriores serán incluidos en la lista de espera.
  • Afiliación a la industria. BDFNC puede dar una prioridad de inscripción menor -incluyendo la colocación en la lista de espera- a los asistentes que estén empleados por (o bajo contrato con) una industria que proporcione bienes o servicios a la comunidad de trastornos hemorrágicos. Es responsabilidad del individuo informar a BDFNC, en el momento de la inscripción, de cualquier asociación que tenga con dicha industria. A menos que se especifique lo contrario, la asistencia de los agentes de la industria se limitará a aquellas personas que asistan en calidad de representantes de una empresa patrocinadora según las directrices sobre beneficios de patrocinio (véase la política de BDFNC sobre las normas para la industria y los agentes de la industria para conocer las definiciones). BDFNC se reserva el derecho a hacer excepciones.
  • Historial de asistencia y participación en otros eventos educativos durante el último año.
  • Capacidad del lugar del evento.
  • Los residentes en el estado pueden tener prioridad sobre los residentes de fuera del estado.
  • Fecha/hora de la inscripción. En igualdad de condiciones, las inscripciones se realizarán por orden de llegada.

Otros

Gastos de bolsillo: En algunos eventos del BDFNC se puede ofrecer asistencia para viajes, previa solicitud, a las familias que vivan a 30 millas o más del evento. Estarán disponibles en forma de "tarjetas de gasolina" (tarjetas de débito precargadas) que se distribuirán en el evento.

En el caso de los eventos virtuales para los que BDFNC ofrece el reembolso de las comidas u otros gastos de bolsillo, los asistentes deben cumplir los requisitos para el reembolso que se indican en la descripción del evento.

Asistencia: Se espera que todos los asistentes a los eventos del BDFNC estén presentes en todas las sesiones del evento. Los asistentes que se marchen antes de tiempo perderán cualquier ayuda para el viaje y podrán ser incluidos en la lista de espera al inscribirse en futuros eventos.

Renuncia a la indemnización - Todos los asistentes a los eventos de BDFNC, al inscribirse en un evento y en consideración a los beneficios derivados del mismo, deberán renunciar a todas las reclamaciones contra BDFNC, sus empleados, funcionarios, directores, agentes y representantes a causa de cualquier accidente, lesión y/o enfermedad (incluyendo pero no limitado a COVID-19) que pueda ocurrir durante o como resultado de la asistencia al evento.

Revisado por el Consejo de Administración de BDFNC - 17 de marzo de 2022